Datenschutzhinweis für das Subunternehmer-Portal

Status: Offiziell freigegeben (André, 26.09.2026). Version: portal-privacy-2026-09-26-v2 · Stand: 26.09.2026

Sprache: Deutsch ist verbindlich.

1. Verantwortlicher

Schneider Industriemontage Inhaber André Schneider Am Lober 16, 04509 Krostitz, Deutschland E-Mail: andre-schneider@postloch.de Tel. (Büro): +49 173 7962860 (WhatsApp)

2. Zweck des Portals / betroffene Personen

Dieses Portal dient der digitalen Abwicklung der Zusammenarbeit mit Subunternehmern (Zugang, Auftrags-/Baustellenbezug, Stundenzettel, Rechnungen, Dokumente, Abstimmung). Betroffen sind freigeschaltete Subunternehmer und deren Nutzerkonten sowie, soweit erforderlich, unsere Administratoren.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung können verarbeitet werden:

• Kontodaten: Name, Firma, E-Mail-Adresse, Zugangs-/Authentifizierungsdaten, Freischaltstatus
• Sitzungs-Cookie: Beim Login setzen wir nur ein technisch notwendiges Session-Cookie (kein Tracking-/Marketing-Cookie)
• Nutzungs- und Protokolldaten (Admin-Audit): Login-Zeitpunkte, IP-Adresse soweit technisch anfallend, aufgerufene Bereiche/Aktionen im Portal (z. B. Upload, Abruf), Geräte-/Session-Kennungen soweit erforderlich zur Sicherheit
• Fachdaten: Stundenzettel/Wochenberichte, Rechnungsdateien und -metadaten, hochgeladene Dokumente und Dateimetadaten
• Chat: Chat-Nachrichten werden zur laufenden Kommunikation verarbeitet. Im Admin-Nutzungsprotokoll (Audit) speichern wir keinen Chat-Textinhalt, sondern allenfalls Metadaten zur Nutzung der Chat-Funktion (z. B. dass/ wann eine Chat-Funktion genutzt wurde), soweit das für Betrieb und Missbrauchsabwehr nötig ist
• Zustimmungsprotokoll: wer wann welche Textversion der Nutzungsbedingungen akzeptiert und welchen Datenschutzhinweis zur Kenntnis genommen hat

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen / Abwicklung der Subunternehmer-Zusammenarbeit über das Portal)
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb, Nachvollziehbarkeit für Admins, Missbrauchs- und Betrugsabwehr, Beweissicherung bei Streitigkeiten über Stunden/Rechnungen)
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels-/steuerrechtlich) greifen

5. Empfänger / Auftragsverarbeitung

Daten werden intern nur durch berechtigte Personen verarbeitet. Soweit Dienstleister (Hosting, E-Mail-Versand, IT) eingesetzt werden, erfolgt dies im Rahmen von Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bzw. geeigneten Garantien. Eine Übermittlung in Drittländer nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.

6. Speicherdauer

• Konten- und Zugangsdaten: für die Dauer der Freischaltung, danach Löschung oder Einschränkung, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht
• Stundenzettel, Rechnungen, geschäftliche Dokumente: gemäß gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (häufig bis zu 10 Jahre) bzw. solange für die Abwicklung/Streitigkeit erforderlich
• Audit-/Sicherheitslogs: in der Regel begrenzte Dauer (orientierend 90 Tage bis 12 Monate), länger nur bei konkretem Sicherheitsvorfall oder Rechtspflicht
• Chat-Inhalte: werden in der jeweiligen Nutzersitzung gehalten und bei Ende des Zugangs (Deaktivierung, Löschung oder Entzug der Zugangsrolle) gelöscht; Audit ohne Chat-Text
• Zustimmungsnachweise (wer/wann/Version): für die Dauer der Nutzung und angemessene Zeit danach zur Nachweisbarkeit

7. Pflicht zur Bereitstellung

Ohne die für Konto und Abwicklung erforderlichen Daten ist eine Nutzung des Portals nicht möglich.

8. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidung einschließlich Profiling mit Rechtswirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Außerdem besteht Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Kontakt für Anliegen: andre-schneider@postloch.de.

10. Sicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (Zugangsbeschränkung, Transportverschlüsselung soweit üblich, Berechtigungskonzept, Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse).

11. Änderungen

Wir aktualisieren diesen Hinweis bei Bedarf. Die jeweils zur Kenntnis genommene Version wird mit Nutzer, Zeitpunkt und Versions-ID gespeichert. Verbindlich ist die deutsche Fassung.